BIP Gminy Stawiski

Procedura dokonywania zgłoszeń zewnętrznych oraz dokonywania działań następczych została określona zarządzeniem Nr 90A.2024 Burmistrza Stawisk z dnia 24 grudnia 2024 r. w sprawie wprowadzenia Procedury zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Urzędzie Miejskim w Stawiskach.

Ilekroć w dalszej części informacji jest mowa o organie, rozumie się przez to Burmistrza Stawisk.

Dane kontaktowe organu umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego:

Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane za pomocą następujących kanałów zgłaszania:

1. poprzez przesłanie zgłoszenia w postaci papierowej przesłanego na adres Urzędu Miejskiego w Stawiskach, ul. Plac Wolności 13/15, 18-520 Stawiski, z dopiskiem na kopercie "Sygnalista - zgłoszenie ";
2. w postaci elektronicznej na adres poczty elektronicznej: sygnalista@stawiski.pl, tytuł e-maila: "Sygnalista - zgłoszenie";
3. ustnie podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania wniosku o taką formę zgłoszenia;
4. w trakcie osobistego spotkania z pracownikiem Urzędu Miejskiego w Stawiskach upoważnionym przez Burmistrza Stawisk do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszenia prawa przekazywanych na zasadach określonych w art. 26 ust. 6 ustawy o ochronie sygnalistów.

Warunki objęcia sygnalisty ochroną

1. Zgłaszający jest osobą fizyczną.
2. Zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów.
3. Informację o naruszeniu prawa uzyskano w kontekście związanym z pracą, o którym mowa w art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów. Przepisów o objęciu ochroną sygnalistów nie stosuje się do spraw, o których mowa w art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, w szczególności w zakresie przepisów o ochronie informacji niejawnych, tajemnicy zawodów medycznych i prawniczych, tajemnicy postępowania karnego.
4. Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa (art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów).
5. Sygnalista podlega ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń.
6. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane żadne działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
7. Zakaz działań odwetowych obejmuje także osobę pomagającą w dokonaniu zgłoszenia, osobę powiązaną ze zgłaszającym, a także osobę prawną lub inną jednostkę organizacyjną pomagającą sygnaliście lub z nim powiązaną, w szczególności stanowiącą własność sygnalisty lub go zatrudniającą.

Tryb postępowania w przypadku zgłoszenia zewnętrznego

W przypadku wpłynięcia zgłoszenia o naruszeniu prawa organ dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie:

1. dotyczy informacji o naruszeniu prawa;
2. dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu.

W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania organu, zgłoszenie zewnętrzne przekazuje się niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni, do organu właściwego do podjęcia działań następczych oraz informuje o tym sygnalistę.

Burmistrz Stawisk rozpatruje zgłoszenia zewnętrzne w ramach swoich kompetencji jako organ publiczny w zakresie określonym w art. 3 ustawy o ochronie sygnalistów. Nie rozpatrywane są zgłoszenia dokonane anonimowo, chyba że z treści zgłoszenia wynikają istotne kwestie związane z naruszeniem prawa. Wówczas upoważniony przez Burmistrza koordynator może podjąć decyzję o rozpatrzeniu zgłoszenia anonimowego.

Zgłoszone przez sygnalistę naruszenie przepisów prawa będzie poddane wnikliwej i bezstronnej analizie z zachowaniem poufności. Tryb postępowania jest następujący:

1. wstępna weryfikacja zgłoszenia przez koordynatora polegająca na ustaleniu, czy zgłoszenie:
   1. dotyczy informacji o naruszeniu prawa,
   2. dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu;
2. przyjęcie zgłoszenia bądź przekazanie do organu właściwego do podjęcia działań następczych,
3. powiadomienie sygnalisty o przyjęciu zgłoszenia bądź przekazaniu do organu właściwego do podjęcia działań następczych,
4. w przypadku właściwości organu przyjmującego - wszczęcie postępowania wyjaśniającego przez organ i podjęcie działań następczych,
5. kontakt z sygnalistą - jeśli występuje konieczności uzupełnienia informacji od niego,
6. informacja zwrotna do sygnalisty o sposobie rozpatrzenia zgłoszenia zewnętrznego.

Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartości takiej informacji

1. Przez informację zwrotną należy rozumieć przekazaną sygnaliście pisemną informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.
2. Odstępuje się od przekazywania informacji sygnaliście jedynie w przypadku, gdy sygnalista nie podał danych do kontaktu czy dokonał zgłoszenia anonimowo.
3. Koordynator przekazuje sygnaliście informację zwrotną o sposobie rozpatrzenia zgłoszenia zewnętrznego w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.
4. W uzasadnionych przypadkach koordynator przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu, o którym mowa powyżej.
5. Sygnalista zostaje poinformowany o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego

Zasada poufności

Burmistrz Stawisk dokłada wszelkich starań celem zachowania poufności i zapewnia, że:

1. dostęp do pełnej treści zgłoszenia sygnalisty mają tylko i wyłącznie upoważnieni pracownicy;
2. dostęp do informacji zawartych w zgłoszeniu jest ograniczony, a dane dotyczące sygnalisty są przechowywane w zabezpieczonym miejscu, do którego dostęp mają wyłącznie osoby upoważnione;
3. możliwość kontaktu z sygnalistą ma jedynie upoważniony przez Burmistrza koordynator.

Zasady przetwarzania danych osobowych

Burmistrz Stawisk zapewnia, że dane osobowe będą:

1. przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i przejrzyście (zasada zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości z art. 5 ust. 1 lit. a rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – zwanego dalej „RODO”;
2. zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami (zasada ograniczenia celu z art. 5 ust. 1 lit. b RODO);
3. adekwatne, stosowne, ograniczone do tego co niezbędne (zasada minimalizacji z art. 5 ust. 1 lit. c RODO);
4. prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. d RODO);
5. przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy niż niezbędny do celów przetwarzania (zasada ograniczonego przechowywania z art. 5 ust. 1 lit. e RODO;
6. przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych (zasada integralności i poufności z art. 5 ust. 1 lit. f RODO).

Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem

1. Działania następcze organu polegać będą na wszelkich działaniach podjętych w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach procedury.
2. Czynności podjęte na skutek zgłoszenia sygnalisty zmierzają do zapobieżenia lub usunięcia skutków naruszenia prawa oraz dokonania adekwatnych działań naprawczych.
3. Organ może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Organ informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.

Środki ochrony prawnej sygnalisty

Każdej osobie, która chce dokonać zgłoszenia naruszenia prawa (sygnaliście) przysługuje nieodpłatna pomoc prawna i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie, świadczone na podstawie art. 4 ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej.

Sygnalistom przysługuje ochrona prawna przed stosowaniem wobec nich działań odwetowych. Środkami ochrony prawnej są m.in.: złożenie zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa -zastosowania wobec sygnalisty działań odwetowych, do organów ścigania (Policji i jednostek prokuratury) lub wystąpienie z roszczeniem o odszkodowanie lub zadośćuczynienie za dopuszczenie się zastosowania działań odwetowych.

Warunki ochrony sygnalisty zgodnie z art. 16 ustawy

Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, pod warunkiem, że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności pod warunkiem, że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

Sygnalista może ponieść określone prawnie sankcje za dokonanie bezpodstawnego zgłoszenia, tj. jeżeli świadomie i celowo dokonuje zgłoszenia naruszenia prawa, które w rzeczywistości nie miało miejsca (art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów).

Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.

Zasady przetwarzania danych osobowych

Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Burmistrz Stawisk z siedzibą pod adresem Urząd Miejski w Stawiskach ul. Plac Wolności 13/15, 18-520 Stawiski.
2. Burmistrz Stawisk wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować w sprawach związanych z ochroną danych osobowych, w następujący sposób:
   1. pod adresem poczty elektronicznej iod@stawiski.pl,
   2. pisemnie na adres siedziby Administratora,

Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

Rzecznik Praw Obywatelskich
Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich
al. Solidarności 77
00-090 Warszawa

Informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl
https://bip.brpo.gov.pl/pl/content/sygnalisci-zgloszenia-zewnetrzne-kanaly